DMS

Dokumentenmanagement (kurz DMS) stellt eine Möglichkeit dar, Informationen rasch und überschaubar zu verteilen, zu archivieren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und einfach zu verwalten.

Herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme stehen meist nicht in direkter Verbindung mit betriebswirtschaftlichen Prozessen und sind manuell zu beschlagworten. Das rs2 DMS ist in die gesamte rs2 ERP Welt integriert. Dadurch werden alle Dokumente wie z.B. Ausgangsrechnung, Bestellwesen, Eingangsrechnungserfassung oder Geschäftsbriefe direkt im Ablauf beschlagwortet und im Prozess verankert.

Dokumente einfach verwalten.
Selbsterstellte Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen etc. werden direkt bei der Erstellung automatisch beschlagwortet. Dies erfolgt mit wichtigen Suchkriterien (Kontext) wie z.B. Belegnummer, Kundennummer, Beleg- & Erstelldatum, Bearbeiter oder Kontierungsnummer für die Kostenrechnung. Diese Suchkriterien können individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Jedes Dokument ist entlang der Prozesskette an verschiedenen Stellen aufrufbar ohne dass Sie es nochmals verlinken müssen. Benötigt ein Kunde eine telefonische Auskunft zu seiner Rechnung, so können Sie die Rechnung sowohl aus der Kundendatei als auch aus der Auftragsinfo aufrufen. Jede Eingangsrechnung wird gescannt und mit dem Kontext im DMS archiviert. Die Verbindung ins Eingangsrechnungsbuch erfolgt automatisch. Der zuständige Mitarbeiter kann so auf Knopfdruck die Originalrechnung abrufen.

Lieferscheine automatisch ablegen.
Unterschrieben retournierte Lieferscheine werden gescannt und dank des aufgedruckten Barcodes automatisch als neue Version des Original Lieferscheins angelegt. Neben der Verlinkung in die rs2 Applikationen können alle Dokumente auch beliebig nach vorhandenen Suchkriterien gegliedert werden. Sie haben die Möglichkeit die Strukturierung Ihrer Bibliothek nach Ihren eigenen Anforderungen zu gestalten. Eine umfangreiche Suche ermöglicht das rasche Auffinden von Dokumenten über den gesamten ERP Prozess hinweg.

E-Mail Abruf leicht gemacht.
Die Drag & Drop Funktionalität ermöglicht eine einfache Ablage Ihrer E-Mails in der gesamten rs2 ERP Welt. So kann z.B. eine elektronische Angebotsanfrage direkt dem Auftrag/Angebot zugeordnet werden und sowohl beim Kunden als auch bei der daraus entstehenden Rechnung abgerufen werden.