Workflow

Rechnungserfassungen, Urlaubsbewilligungen, Datenfreigaben – mit dem rs2 Workflow bleibt alles im Fluss – und das ganz automatisch.

Wir unterstützen Sie und Ihr Unternehmen bei dem Ziel, Ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern, indem Sie Dokumente in digitaler Form allen Benutzern zugänglich machen oder Arbeitsabläufe mithilfe von digitalen Workflows vereinfachen.

Mit dem rs2 DMS und dem rs2 Workflow-System haben wir ein innerbetriebliches Verfahren geschaffen, das Prozesse wie die Beschaffung oder die Rechnungsprüfung und -genehmigung nachvollziehbar steuert und dokumentiert. Mit dem rs2 Dokumenten-Management-System versionieren und bearbeiten Sie Ihre Dokumente auch über mehrere Abteilungen und Personen hinweg.

Rollenbasierte Workflows können an verschiedensten Stellen eingesetzt werden wie z.B. Bedarfsanforderung, Bestell-, Eingangsrechnungs- und Auftragsfreigabe und sorgen für transparente Bestellvorgänge und Genehmigungsprozesse. Der Freigabeprozess ist über verschiedene Medien wie E-Mail, Handheld oder direkt im System möglich.

Eingangsrechnungen, Beschaffung, Kundenbetreuung

Eingangsrechnungen werden sehr oft über den Papierweg zur Genehmigung weitergegeben. Beim rs2 Workflow werden Rechnungen in der Eingangsrechnungsbuch-Erfassung registriert und gescannt. Je nach Wertgrenzen zeichnen unterschiedliche Personengruppen für die Freigabe verantwortlich und die Rechnungen werden automatisch dem vorgesehenen Genehmigungsweg zugeordnet. Ein drohender Skontoverlust kann so vermieden werden und Sie können jederzeit feststellen bei welcher Person sich die Rechnung gerade befindet.

Sie können Abläufe im Beschaffungsvorgang von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis hin zur Eingangsrechnungskontrolle workflowgesteuert abwickeln. Dabei ist der Status der Abläufe jederzeit abrufbar und somit eine nachvollziehbare Abwicklung gegeben. In Kombination mit dem DMS können Beschaffungsvorgänge von der Bestellung bis zur Ablage transparent und effizient abgewickelt werden. Durch das integrierte DMS & Workflowmanagement-System (WFMS) entsteht für jeden Beschaffungsvorgang automatisch ein gesamter Bestellakt in dem sich sämtliche Angebote, Bestellungen und Rechnungen befinden. Damit ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Über das Call Center wünscht ein Kunde Produktunterlagen oder Informationen über die nächste Kundenveranstaltung. Die dafür notwendigen Tätigkeiten werden über den Vertriebsworkflow gesteuert und die beteiligten Mitarbeiter erhalten die Information welche Aufgaben zu erledigen sind. Durch diese personalisierten Aufgaben erhält jeder Mitarbeiter seine offenen To Do’s, notwendige Reminder sowie – über das integrierte DMS – jene Dokumente, die er für die Bearbeitung benötigt.